“Şirket adına kayıtlı aracı kimler kullanabilir?” sorusuna yıllardır aynı kolay cevabı veriyoruz: “Kimde anahtar varsa o kullanır.” Hayır. Tam da bu kolaycılık yüzünden kaza masrafları kabarıyor, sigorta dosyaları dönüyor, vergi riskleri büyüyor. Bu yazı, o kolay cevabı parçalamak için.
Şirket Adına Kayıtlı Aracı Kimler Kullanabilir? Gri Alanlar, Sert Gerçekler
Bir görüş ortaya koyuyorum: Bugün Türkiye’de şirket araçları, kuralları yazılmamış bir “ortak alan” gibi yönetiliyor. Anahtar odanın duvarında asılı; çalışma arkadaşları, misafir tedarikçi, hatta “ben de bir markete uğrayıp gelirim” diyen akraba… Herkes potansiyel sürücü. Sonra? İlk virajda sigorta “yetkisiz sürücü” itirazı, muhasebede “özel kullanım” tartışması, İK’da disiplin soruşturması. Sorunun kökü şu: Yetki, sigorta ve vergi aynı masada hiç buluşmuyor.
Temel Yanılgı: “Plaka Şirketin, O Hâlde Herkesin”
Sigorta Gerçeği: “Her Sürücü” Diye Bir Dünya Yok
Zorunlu trafik sigortası ve kasko, çoğu poliçede sürücü profilini ve kullanım amacını varsayar: “Çalışanlarca iş amaçlı kullanım”, “ad-soyadla tanımlı sürücüler”, “genişletilmiş sürücü”. Liste dışı biri direksiyona geçtiğinde, hasar ödemesinde kesinti, rücu veya dosya reddi konuşulur. Kısacası, anahtarı uzatmadan önce poliçeyi oku: Kimler kapsama dâhil? Mesai dışı özel kullanım tanımlı mı? 25 yaş altı/az tecrübeli sürücü klozu var mı?
Vergi ve Muhasebe: Özel Kullanım, Bordroya Yansır
Şirket aracıyla market, düğün, hafta sonu kaçamağı… “Hepimiz insanız” evet; ama özel kullanım işletme gideri değildir. Yakıt, otopark, köprü/otoyol ve bakım faturalarının “işe ilişkin” olduğunun ispatı gerekir. Aksi durumda, menfaat (yan hak) sayılıp bordroda vergilendirilmeli ya da giderden ayrıştırılmalıdır. “Aile boyu şirket aracı” romantiktir; vergi incelemesinde değil.
İK ve Güvenlik: Direksiyona Kimi Oturtursan, Sorumluluğa Onu Ortak Edersin
Ehliyet Yeter mi? Kurumsal Ehliyet Gerek
Ehliyet tek başına yeterli değil. Araç teslim tutanağı, sürücü sorumluluk sözleşmesi, defansif sürüş eğitimi, telefonla konuşma/alkol politikası; hepsi “kurumsal ehliyetin” parçaları. Kaza olduğunda, “talimatlıydın” diyebileceğiniz yazılı bir zemin yoksa, yönetim sorumluluğu büyür.
Telematik, Takip ve Mizaç
Hız, ani fren, sert viraj verileri sadece “büyük kardeş” gözetimi değildir; eğitim ve ödül/uyarı mekanizması için kanıttır. Araca kim biniyor? Ne sıklıkla? Mesai dışı kilometre ne kadar? Ölçmediğin riski yönetemezsin.
Erkek Stratejisi vs Kadın Empatisi: İki Yöntemi Birleştirin
Erkeklerin Çözüm Odaklı Yaklaşımı: Matrisle Bitirin
“Kim, hangi aracı, ne zaman, hangi amaçla?” sorusuna Yetki Matrisi ile cevap verin. Ünvan bazlı değil, ihtiyaç bazlı tanımlayın: Satışta saha sürüşü → evet; ofis içi pozisyon → servis/taksi. Misafir tedarikçi? Ancak yazılı onay ve sürücü belgesi kontrolüyle. Bu netlik, kapıda tartışmayı da, poliçede sürprizi de bitirir.
Kadınların İlişki Odaklı Yaklaşımı: Adaleti İletişimle Kurun
“Niye ben kullanamıyorum?” krizlerini, şeffaf kriterler ve empatik anlatım çözer. Kurallar; güvenlik, bütçe ve adalet için konur. Yan haksa yan hak olarak tanımlayın, herkese açık değilse nedenini anlatın. Erişilebilir, anlaşılır politika itirazı azaltır, uyumu artırır.
En Tartışmalı Beş Senaryo: Sizin Cevabınız Ne?
1) Aile Üyeleri Direksiyonda
Küçük bir akşam gezmesi “masum” görünür. Poliçe kapsıyor mu? Özel kullanım bordroya yansıyor mu? Cevaplar yazılı değilse risk büyüktür.
2) Stajyer/Yeni Başlayan
Yaş ve deneyim klozu, kasko muafiyeti ve eğitim şartı olmadan anahtar teslim? “Öğrenirken ödenen bedel” şirketin olur.
3) Tedarikçi/Misafir Sürücü
Sürücü belgesi kontrolü, kimlik doğrulama, tek seferlik yetki formu olmadan araç teslimi: İyi niyet, hukuki metin yerine geçmez.
4) Mesai Dışı Kullanım
“Hafta sonu taşınma” klasiği. Poliçede “özel kullanım” var mı? Yakıt ve otoyol fişleri nasıl ayrışacak? Bordro menfaati nasıl hesaplanacak?
5) Havuz Araçları
Anahtar kasada, defter boş. Kaza olduğunda “kim sürüyordu” bilmiyor musunuz? Takip yoksa hesap verilebilirlik yoktur.
Ne Yapmalı? Üç Adımda Pahalı Sürprizleri Bitirin
1) Poliçeyi Politikaya Çevirin
Sigorta klozlarını okuyun, “kimler kullanabilir”i aynen Araç Kullanım Politikasına yazın. Genişletme gerekiyorsa broker’la güncelleyin.
2) Belgeleri Dijitalleştirin
Araç teslim-tesellüm formu, sürücü sözleşmesi, kaza tutanak akışı—hepsi e-imza ve tek platformda. “Bulamadık” bahanesi biter.
3) Ölç, Raporla, Ödül-Ver
Telematik veya basit km kayıtlarıyla özel/iş kullanımını ayırın; güvenli sürüşe ödül, ihlale eğitim ve yaptırım uygulayın.
Son Söz: Direksiyon Yalnız Kas Gücü Değil, Kurumsal Aklın Testidir
“Şirket adına kayıtlı aracı kimler kullanabilir?” sorusunun gerçek cevabı: Poliçenin izin verdiği, politikanın yetki verdiği, bordronun kabul ettiği kişiler. Gerisi iyi niyet, ki bütçede ve dosyada karşılığı yok.
Peki sizde durum ne? Aile kullanımı serbest mi? Mesai dışı kilometre nasıl ayrışıyor? Poliçe ile şirket politikası aynı şeyi mi söylüyor? Yorumlara yazın; bu konuyu birlikte netleştirelim, pahalı sürprizleri tarihe gömelim.